Uit de ervaringen van onze opdrachtgevers weten we inmiddels dat het bijhouden en borgen van de toolboxmeetings nog wel eens in het gedrang komt, meestal is de oorzaak simpelweg tijdsgebrek. Het wordt dan vaak vooruitgeschoven naar een zgn. rustiger moment en we weten bijna allemaal; van uitstel komt afstel.

Veiligheid staat bij de meeste bedrijven veelvuldig op de agenda en wordt in menig overleg of bij de start van een nieuw project aangehaald en besproken. Dan is het wel zo fijn als er ook snel en accuraat inzicht is in de status van onderricht zoals de toolboxmeeting. Daarom hebben nemen wij voor onze opdrachtgevers zowel de inrichting, rapportages en borging voor onze rekening. Zo hoef je hier geen tijd meer voor vrij te maken, en wordt het niet meer vergeten.

In elke eerst nieuwe week van de maand ontvang je van ons de Online Toolbox rapportages in je mailbox. De overzichten worden, indien er functie- of locatiegroepen zijn, per groep gegenereerd. Deze rapportages dienen o.a. als borging voor de uitvoering van de Online Toolboxen door de medewerkers. Zo voldoet u o.a. aan de VCA-eisen. U kunt deze tevens inzetten tijdens managementoverleg, preventieoverleg, etc.
De rapportage bestaan uit 2 delen:

1. Rapportage algemeen: Een overzicht waarin je o.a. kunt zien: wie, wanneer, waarvoor heeft ingelogd. Welke stappen er zijn doorlopen en of de toolbox voltooid is.
2. Kennistoets rapportage: Een overzicht met daarin de resultaten van de kennistoetsen.

Het Rapportage dashboard:

Uiteraard kan er zich een situatie voordoen dat je zelf direct inzichtelijk wilt hebben hoe de actuele status van gevolgde toolboxen is, bijvoorbeeld in het geval van een audit of inspectieonderzoek.  Daarom is het mogelijk dat coördinatoren de gewenste gegevens zelf direct online kunnen inzien.

Wij hebben hiervoor een rapportage dashboard voor de toolbox coördinatoren ingericht, hier kan je zelf de gewenste gegevens filteren en downloaden (in .Excel of .CSV bestand).

In dit dashboard kan de coördinator tevens  nog meer inzicht krijgen in hoe de toolboxen worden gemaakt. Bijvoorbeeld hoeveel pogingen de gebruiker nodig had om de vragen correct te beantwoorden. Hiermee verkrijgt de coördinator sturingsinformatie over de wijze waarop een gebruiker antwoorden geeft. Hiermee kan de coördinator gebruikers aan spreken over de wijze waarop zij hun toolboxen uitvoeren.

De rapportage omgeving is opgebouwd uit vier onderdelen:

1. Gebruikersrapport:
   1. 1. • Modulerapport
         • Gebruikersrapport
2. Toetsrapport
3. Beheer
4. Support

Het rapportage dashboard kan i.v.m. de afmetingen van de gegevenstabel niet op een mobiele telefoon bekeken worden. Wij adviseren hiervoor een laptop of desktop te gebruiken.

Klik in de menuoptie op ‘Gebruikersrapport’, je komt in onderstaand scherm.

Overzicht

Het gebruikersrapport bestaat uit 2 rapportage mogelijkheden; het module rapport en het gebruikersrapport. Daarnaast geeft een grafiek je een eenvoudig overzicht van hoeveel gebruikers en modules (toolboxen) er gekoppeld zijn en hoeveel cursusvoltooiing en activiteiten er in de afgelopen periode waren. De coördinator kan indien hij/zij aan meerdere groepen is toegewezen, selecteren van welke groep zij de gegevens in het cursusrapport willen inzien.

Moduletabel

Onder de grafieken in het 'module Rapport' zie je een lijst met:

• alle toolboxen die zijn toegewezen,
• inschrijvingsgegevens
• voortgangsstatus
• voltooiing.

U kunt deze gegevens sorteren op elke kolomkop.

Als u op een specifieke toolbox module in de lijst klikt, krijgt u een gedetailleerder overzicht van de module, inclusief de algemene prestatiegegevens en een lijst met ingeschreven gebruikers.

Met deze functie kun je eenvoudig de voortgang volgen die je medewerkers maken in Toolbox Modules waarvoor ze zijn ingeschreven.
Let erop dat % voltooid is gebaseerd op het voltooien van het aantal modulestappen.

Wanneer het gebruikersrapport voor het eerst wordt geladen, wordt een lijst weergegeven met alle gebruikers in het systeem*. U kunt een bepaald persoon zoeken op zijn/haar naam of e-mailadres. U kunt de lijst ook sorteren op een kolomkop (bijvoorbeeld de weergavenaam zoals in de getoonde afbeelding).

* Coördinators zien gebruikersgegevens van de aan hun toegewezen groepen. Als een groepsleider aan meerdere groepen is toegewezen, zien ze alle gegevens samen in het gebruikersrapport.

Gebruikersrapport

Als u op de naam of het e-mailadres van een gebruiker klikt, gaat u naar een lijst met cursussen waarvoor de gebruiker is ingeschreven, evenals hun algemene voortgang in die cursussen.

U kunt overal in een rij in de module tabel klikken,  om de voortgang van de gebruiker in die specifieke cursus te zien. Inclusief de algehele prestaties en gedetailleerde activiteiten van lessen, onderwerpen, toetsen en opdrachten.

Met het toets rapport kunnen beheerders en coördinators quizgegevens per groep en per module bekijken. Het rapport legt de hoogste scores vast (als er meerdere pogingen zijn gedaan) van elke gebruiker van de kennistoets.

Er is een link gemaakt naar gedetailleerde toetsresultaten van een gebruiker en het aantal toets pogingen. Klik op de naam van de gebruiker om deze link te volgen naar het activiteitenrapport van de gebruiker.

Het toetsrapport geeft ook de scores van de toolboxen weer. Door te klikken op het icoon  kunnen beheerders en groepsleiders de bijhorende toetsresultaten inzien.

Via de menuoptie op Beheer, komt u in onderstaand scherm:

Hier kunt u o.a.:

• gebruikers toevoegen
• gebruikers mailen
• prikboard mededeling plaatsen
• gegevens/wachtwoorden wijzigen.

Gebruikers toevoegen

Klik om gebruikers toe te voegen op ‘gebruikers toevoegen’. Vul de gegevens van de medewerker in en sla op.

→  Vul altijd het e-mailadres van de medewerker zorgvuldig in, zo kunnen medewerkers wanneer ze hun wachtwoord en/of gebruikersnaam vergeten zijn zelf een 'wachtwoord-reset” aanvragen.

Als er veel nieuwe medewerkers toegevoegd moeten worden is het handig om gebruik te maken van bulk-import. Wanneer je hier gebruik van wilt maken klik je op ‘importeer lijst.

Je komt in onderstaand veld. Download hier het CSV-sjabloon.

Open het sjabloon en vul de gegevens van de medewerkers in, sla het document op.
Klik vervolgens op ‘blader’ en kies het door u aangemaakt CSV-document. Klik op save.

→ Let op, sla het document op als CSV

Gebruikers mailen

Klik om alle gebruikers te mailen op 'Mail Groep', en vervolgens op 'email sturen'. Stel uw mail op en klik op sturen.

Prikboard mededeling aanmaken

Op het dashboard kunt u via het prikbord mededelingen aan uw medewerkers tonen.

Bijv.: jaarlijks onderhoud van materieel, keuringen van gereedschappen of  organisatorische mededelingen.
Dit prikboard ik in te stellen per groep en uiteraard alleen zichtbaar voor uw medewerkers.

Gebruiker/wachtwoord wijzigingen

 Via 'gebruikers beheren' kunt u gebruiksgegevens aanpassen of wijzigen.

Heb je na het lezen van deze handleiding nog vragen?
Bekijk voor meer informatie de FAQ op onze website of neem gerust contact met ons op.

In de menubalk (en op een desktop/laptop via het dashboard) kun je onder de de tab "profiel" naar de knop Support navigeren.

Vul het contactformulier zo concreet mogelijk in en klik op verzenden.